12.05.2020

Tillid og trivsel bag skærmen

Videomøder stiller nye krav for at bevare trivsel på arbejdspladsen

Af Mathias Høyer Kragelund, Kragelund Kommunikation A/S

Efter mange danskere den seneste tid har været kastet ud i hjemmearbejdspladsen, står det klart for de fleste, at den både rummer fordele og begrænsninger.

Særligt har mange måtte ty til videomøder som erstatning for interne såvel som eksterne møder. I teorien giver videomøder adgang til store potentialer for besparelser og effektivisering.

Videomøder kan:

• Give hurtigere og mere effektive møder
• Reducere transporttid og -udgifter
• Reducere co2-udledning

Hvis vi betragter videomødet ud fra en målsætning om stram faglig effektivitet, er videomødet afgjort en værdifuld mødeform.

Men møder handler om mere end de direkte faglige aktiviteter. Møder er et socialt rum, hvor relationer og identiteter løbende skabes og forhandles. Og her indebærer videomødet klare begrænsninger.

Tillid er fundamentet for både det faglige samarbejde og for fællesskabet, men videomødets format og teknologiske udformning udfordrer tilliden. Det er der mindst to årsager til: den manglende øjenkontakt og forsinkelser.

Manglende øjenkontakt sætter samarbejdet under pres

Teknologiens begrænsninger handler primært om den manglende øjenkontakt og forsinkelser i forbindelsen. Normalt bruger vi blikretning som et aktivt redskab i interaktion, hvor vi kan udvælge næste taler eller positionere os selv som den næste taler samt at udvise engagement, forståelse og interesse. Eller mangel på samme. Nogle har måske oplevet at mødedeltagere lader deres blik vandre ud ad vinduet eller er fjerne i blikket.

Teknologien bag videomødet umuliggør denne øjenkontakt, da vi ikke både kan se ind i kameraet og på de andre mødedeltagere på én gang.

Forsinkelser forstyrrer talerækken

Dertil kommer, at videomøder ofte er præget af forsinkelser på lyd og billede. Disse forsinkelser er en markant udfordring for vores normalt velsmurte turtagningssystem, hvor vi ved hjælp af små signaler forhandler om retten til at tale. I ansigt til ansigt samtaler behandler vi ophold i talestrømmen på 1 sekund eller mere som potentielt problematisk. På grund af forsinkelserne er videomøder fyldt med ophold i talestrømmen, som vi helt intuitivt betragter som problematiske. Og det skaber usikkerhed i relationen.

Videomødet kræver nye vaner

Den manglende øjenkontakt sætter altså vores samarbejde under pres, og forsinkelserne giver en akavet stemning. Hvis vi skal indfri potentialet i teknologien, er det nødvendigt, at vi prioriterer fællesskabet og skaber gode virtuelle mødevaner, så trivslen ikke lider under skærmens distancerende effekt.

Nedenfor er en række forslag til gode vaner, der kan hjælpe med at fastholde fællesskabet på trods af skærmens distancerende effekt.

• Afsæt tid til small talk i starten af møder
• Øv jer på at skabe pseudo-øjenkontakt
• Giv verbal og nonverbal feedback
• Undgå åbne spørgsmål ud i plenum
• Drop multitasking og forstyrrende aktiviteter
• Vær til stede og vis det
• Afhold uformelle videomøder med kun fællesskabet på dagsordenen (virtuel fredagsbar, video-banko osv.)

 

10 sproglige bud til bedre videomøder

Videomødets ender ofte i forvirring og frustration, fordi vi gør, som vi plejer. Problemet er, at videomødets sproglige spilleregler er helt helt særlige. Derfor får du her 10 sproglige bud til inspiration, så I kan spille hinanden gode og skabe produktive videomøder.

1. Kom i øjenhøjde
   Øjenkontakt er afgørende for en succesfuld samtale, men placeringen af kamera og skærm gør ægte øjenkontakt umuligt. Prøv at etablere pseudo-øjenkontakt ved at kigge direkte ind i kameraet.
   
   
2. Snak om vind og vejr - men kun i begyndelsen af mødet
   Møder skal være effektive, men small talk spilder en betydningsfuld rolle i relationsarbejdet. Afsæt tid til small talk i starten af mødet. Det fremmer samarbejdet og gør beslutningsprocesser hurtigere.
   
   
3. Giv plads til pauser
   Lange pauser er et vilkår for videomøder (normalt er pauser på mere end 1 sekund tegn på problemer). Acceptér at pauserne bare er længere og brug dem til at give plads til, så andre kan byde ind.
   
   
4. Fortæl, at du er med
   Når vi taler, har vi konstant brug for feedback for at vide, at de andre er med og forstår det, vi siger.
   Giv de andre talere løbende feedback i form af små ytringer som "aha" "ja" "mmm" mv.
   
   
5. Brug din krop
   Er I mange i mødet og har derfor indført strikse mute-regler, må du varme nakkemusklerne op. Så er det nemlig tid til at nikke og vise, at du er med. Det er også en god idé, at vise støtte til andres forslag ved hjælp af thumbs up.
   
   
6. Brug din kop!
   Rekvisitter som kopper og kuglepenne kan bruges som redskab til at tage taleturen eller signalere, at vi ikke kan svare (når vi tager en tår af koppen). Det kan være mere effektivt, end du tror.
   
   
7. Udpeg næste taler ved navn
   De andre kan af gode grunde ikke se, hvem du inviterer til at tale med blikket. Husk altid at udpege den næste taler direkte ved navn, hvis du ønsker fra respons fra en specifik person.
   
   
8. No multitasking - no excuses
   Læg telefonen væk, luk fanerne og vær til stede. Du tror sikkert, at de andre ikke opdager det, fordi du er gemt bag skærmen, men det gør de.
   
   
9. Tal højt og tydeligt
   Hvis de andre mødedeltagere ikke kan høre dig, er det dit ansvar. Tal klart og tydeligt - og i retning af mikrofonen!
   
   
10. Få styr på dine omgivelser
    Børn og hunde er uundgåelige på mange hjemmearbejdspladser i disse dage, men det betyder ikke, at du kan ligge henslængt på en sofa med et tæppe over dig. Sid op ved et bord og sørg for at dine omgivelser signalerer professionalisme.