Sørger du for de sygemeldte medarbejdere?
Af Tina Halkiær Olesen
Der tikker en sms ind: ’Jeg er syg’, og så er du klar over, at der skal gøres noget. Teamet er nemlig i forvejen under pres, og projekterne vælter ind. I første omgang koncentrerer du dig om det korte tidsperspektiv, så det er blot opgaverne, der ikke kan vente, der bliver fordelt mellem de medarbejdere, der er på job. To uger senere bliver du klar over, at medarbejderen er langtidssygemeldt og ikke har lyst til at mødes med dig som leder. Tre måneder senere har du stadig ikke fået gjort noget i forhold til den sygemeldte medarbejder og tænker, at nu er det vist på tide at opsige vedkommende. Men efterfølgende kommer der en sag, hvor medarbejderen påstår usaglig opsigelse og vil have godtgørelse efter funktionærloven.
Sygdom og ledelse er et område, hvor der eksisterer mange myter om, hvad man som leder må. Mange tror fejlagtigt, at man ikke må kontakte den sygemeldte medarbejder. Men forskningen peger på, at jo hurtigere, der bliver iværksat foranstaltninger, jo hurtigere kommer medarbejderen tilbage til stillingen. Som arbejdsgiver må man gerne gøre, hvad man kan for at få medarbejderen tilbage, men du må naturligvis ikke spørge ind til, hvad vedkommende fejler. Det er reguleret i lovgivningen, at arbejdsgiver ikke må spørge om, hvad medarbejderen fejler, da der er tale om personfølsomme oplysninger. Dertil giver lovgivningen også rettigheder og pligter for henholdsvis medarbejder og arbejdsgiver.
De første uger
Den indledende fase i sygemeldingen er her, hvor du skal sikre, at medarbejderen har overholdt organisationens regler for sygemelding. Sygedagpengeloven fastlægger, at der skal ske anmeldelse af sygefravær hurtigst muligt og senest 2 timer efter arbejdstids begyndelse. Men hvis der er andre regler i organisationen, så er det dem, der skal overholdes. Også selvom de måtte være strammere, eller der skal foregå sygemelding til flere parter. Når du eller din organisation fastsætter regler for, hvordan medarbejderne skal foretage sygemelding, er det væsentligt, at reglerne er linket til organisationen og dermed saglig begrundet i virksomhedens forhold.
Hvis medarbejderen anmelder for sent, vil der først være ret til sygedagpenge fra arbejdsgiveren fra dagen efter, at sygefraværet er anmeldt. På anden fraværsdag kan du kræve skriftlig sygemelding eller anden dokumentation for, at der er tale om sygdom. Det kan være en tro og love-erklæring eller friattest. Mulighedserklæringen tager vi med i næste fase, se nedenfor. Samtidig er udeblivelse uden sygemelding at betragte som ulovlig udeblivelse, og kan derfor få ansættelsesretlige konsekvenser for medarbejderen.
Inden udløbet af fjerde uge
Der er hjælp at hente hos Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering, hvor det også underbygges, at arbejdsgiveren har en vigtig rolle i forhold til at følge op, når en medarbejder er sygemeldt. Først har du som leder pligt til at afholde en samtale med den sygemeldte medarbejder senest 4 uger efter første sygedag. Målet er at afkorte sygefraværet og begge parter skal byde ind, så medarbejderen hurtigere kan vende tilbage til stillingen.
Samme sted hos www.star.dk finder du gode råd til samtalen med medarbejderen, men der er ikke en facitliste. Væsentligt er at fokusere på, hvad der skal til, for at medarbejderen kan vende tilbage til stillingen. Spørgsmål om længden af sygefraværet, og hvad arbejdspladsen kan gøre, er gode at starte med. Måske er det mest væsentligt at lytte efter, hvad medarbejderen siger. Afhængig af samtalen kan du overveje at indhente en mulighedserklæring. Erklæringen skal understøtte dine muligheder for at fastholde medarbejderen i arbejde. Som leder bliver du ikke stilet ringere ved opsigelse, selvom der er indhentet erklæringer. Mulighedserklæringen kan anvendes på et hvilket som helst tidspunkt under sygemeldingen. Det er dig som arbejdsgiver, der skal betale for erklæringen. Skabelonen til dette finder du ligeledes på Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings hjemmeside.
Inden udløbet af femte uge
Gennem sygdomsforløbet er det væsentligt, at du sikrer dokumentation af forløbet. Så er du bedre stillet til at vurdere mulighederne for medarbejderens fastholdelse sammenholdt med virksomhedens fortsatte drift. Når medarbejderen har været syg mere end 5 uger, kan arbejdsgiver anmelde sygefraværet på www.virk.dk og søge refusion, hvis medarbejderen har fået udbetalt løn. Fristen er skarp, og anmeldelsen skal være foretaget senest 5 uger efter første fraværsdag. Der er andre frister, hvis du ikke udbetaler sygedagpenge. Samtidig vil kommunen også følge op på den sygemeldte medarbejder, og efter senest 8 uger fra første fraværsdag skal der afholdes opfølgningssamtale i samarbejde med kommunen, se næste fase.
Viser det sig, at det ikke længere er muligt at fastholde medarbejderen, kan en sygemeldt medarbejder opsiges, såfremt at prognosen for tilbagevenden ikke er forenelig med virksomhedens fortsatte drift. Mange ledere tror fortsat, at man ikke kan opsige syge medarbejdere. Der kan også være situationer, hvor der gennem kollektiv aftale er lavet beskyttelse i en periode. Som i alle andre situationer skal der foretages en konkret vurdering af medarbejderens muligheder for tilbagevenden.
Inden udløbet af ottende uge
Hvis medarbejderen forventer at være syg i mere end 8 uger, kan medarbejderen bede om en fastholdelsesplan. Planen skal indeholde konkrete forslag til, hvordan medarbejderen kan bevare sin tilknytning til arbejdspladsen. På www.star.dk finder du en skabelon for fastholdelsesplan, som kan anvendes. Opfølgningssamtale vil resultere i en aftale om det videre forløb, hvor kommunen vil foretage opfølgning hver 4. uge.
Fem måneders revurdering
Alle sygemeldinger skal vurderes af kommunen, når fraværet har varet i fem måneder. Enten forlænger kommunen retten til sygedagpenge, alternativt henvises medarbejderen til et jobafklaringsforløb.
Hvis medarbejderen skal opsiges
Hvis det viser sig, at det ikke er muligt at få medarbejderen tilbage i stillingen, så vil virksomheden naturligt overveje, hvorvidt medarbejderen skal opsiges. Der er ingen krav om, at det skal foregå på et bestemt tidspunkt, men der skal foretages en konkret vurdering. Hvis prognosen for tilbagevending ikke kan forenes med virksomhedens fortsatte drift, så vil en opsigelse være næste skridt. Her er det væsentligt, at det foregår sagligt, og dermed at virksomheden dokumenterer, at man har forsøgt at få medarbejderen til at vende tilbage til stillingen. Samtidig kan der være yderligere overvejelser, hvis medarbejderen har et handicap. Det er dog ikke behandlet i denne artikel, men det skal dog nævnes, at arbejdsgiveren kan have en tilpasningsforpligtelse overfor den medarbejder, der har et handicap.
Der er også hjælp at hente på Tag hånd om sygefravær, så I sammen i ledergruppen kan drøfte, hvordan i bedst tager hånd om sygefraværet. Hvis du har brug for sparring til et konkret forløb, kan du kontakte DANSK HR’s juridiske rådgivning på rn@danskhr.dk.