Personalerejser bruges i stigende grad til både rekruttering og fastholdelse: Få overblik over reglerne på området

Fredagsbaren har mange steder fået selskab af en eller en eller flere årlige rejser, som skal styrke arbejdspladsens sociale liv. Det er væsentligt ikke blot at kende reglerne på området, men også sine medarbejdere godt, hvis man vil sende dem udenlands.

Af: Lars Schou, HR-specialist og juridisk rådgiver

Mange kender frynsegoder som gratis kaffe, fredagsbar eller firmabil. Men en rejse med hotelophold og besøg på Michelin-restaurant kan også være et frynsegode – og nok også et, de fleste medarbejdere ville tale godt om. Sociale frynsegoder er blevet væsentlige hos flere virksomheder, der ønsker at brande sig som en arbejdsplads med et stærkt sammenhold og med gode oplevelser, og her er rejserne især blevet populære.

Pengene bedre givet ud på rejse

Rejsebureauet DBP Adventures beretter om en 100% stigning i årlig vækst over de seneste tre år, indenfor virksomheder der efterspørger velarrangerede virksomhedsrejser. I den forbindelse er det værd at overveje hvad det kan betyde for virksomheden, inden man tager det i brug. Hos teknologi- og konsulentvirksomheden Base Life Science bruger de personalerejser som en investering i både medarbejderne og til at brande virksomheden. Derfor sendte de senest 103 af deres medarbejdere til Portugal i september sidste år.

– Vi kunne have valgt at give en kontant bonus, men pengene er meget bedre givet ud på en rejse. Det styrker det kollegiale og faglige fællesskab og kulturen på arbejdspladsen, og så rygter det sig hurtigt, at det er et fedt sted at være. Det er enormt vigtigt, når vi skal have fat i nye gode medarbejdere, siger HR-chef hos Base Life Science, Tania Møller Elmgreen.

Personalegoderne kan gøre udslag

Et overophedet arbejdsmarked gør det i øjeblikket svært for en del virksomheder at finde de helt rigtige medarbejdere, og derfor kan frynsegoderne blive det springende punkt, hvis valget står mellem to virksomheder for en kandidat.

– De helt rigtige frynsegoder kan gøre, at man bliver valgt til som arbejdsplads. Generelt kan alle virksomheder vinde på at have en attraktiv lønpakke og skønne personalegoder. hvis økonomien og beskæftigelsen fortsætter op, så vil vi i høj grad se at virksomhederne vil tænke mere ud af boksen på lønpakke og goder, herunder rejser og oplevelser, lyder det fra HR-specialist og juridisk rådgiver Lars Schou fra HR Company.

Skat, forsikring og indhold

Det er dog vigtigt at være opmærksom på især skat, forsikring og selve indholdet af rejsen, hvis man giver sig i kast med at planlægge en større medarbejdertur.

Skat

På Skats hjemmeside kan man finde vejledning omkring beskatning af firmarejser og se eksempler på, hvordan forskellige forhold påvirker beskatningen af rejser i virksomhedsregi.

Virksomhedsrejser, hvis formål ikke er med et forretningsmæssige, bliver betragtet som skattepligtige for medarbejderen. Vil man undgå, at medarbejderne skal betale skat af turen, er det derfor essentielt, at man som arrangør af rejsen finder en destination, hvor det er muligt at indlægge en ikke ubetydelig faglig del af turen, og hvor den sociale del ikke bliver for turistpræget.

Rejsen skal overordnet primært tilgodese arbejdsgiverens interesser, for at medarbejderne kan udgå at blive beskattet af det.

Kan rejsen opdeles tydeligt i fagligt indhold og typisk turistaktivitet, kan medarbejderne dog fortsat beskattes af den turistorienterede del. Derfor er det vigtigt at have orden i de forhold på forhånd, så medarbejderne ikke får en uforudset regning på en tur, de egentlig havde fået tilbudt som frynsegode.

På Skats hjemmeside findes der en guide med eksempler, men kommer man i tvivl bør man kontakte Skat for at få tingene afklaret på forhånd.

Forsikring

Ud over de skattemæssige forhold skal man være i dialog med sit forsikringsselskab og have sikret sig, at medarbejdere er korrekt forsikrede. Der vil typisk skulle tegnes en erhvervsrejseforsikring for alle deltagere.

Man bør derudover gøre sig andre sikkerhedsmæssige overvejelser i forbindelse med en rejse, der omfatter hovedparten af en virksomhed.

Er det eksempelvis fornuftigt, at alle virksomhedens medarbejdere flyver med samme fly - hvis der mod forventning skulle ske en ulykke med stor tilskadekomst, og hvad vil der i så fald så ske med virksomheden?

Ligeledes kan man overveje omfanget af fysisk krævende aktiviteter, der kan bringe medarbejderne i risiko for ulykker. Måske skal hele kontoret ikke ud at lave faldskærmsudspring, hoppe fra klipper eller lave elastikspring.

Indhold med respekt

Selvom fagligt indhold er væsentligt for en personalerejse, er der ingen tvivl om, at det sociale sammenhold også skal prioriteres og styrkes på sådan en tur.

Men det er samtidig vigtigt, at det sociale indhold tilrettelægges med respekt for medarbejderne og deres individuelle grænser.

Officielt er der ingen andre guidelines, end at indholdet selvfølgelig ikke må være diskriminerende, men der er stadig meget at overveje i forhold til det sociale indhold. Det kan være en god idé at inddrage medarbejderne i planlægningen af indholdet, så de får forelagt de forskellige muligheder og også har muligheden for at sige fra. Det er ikke alle, der ønsker at dyrke sport med deres kollegaer, vise sig i badetøj eller lignende. Men der kan også være andre grænser, man i ledelsen slet ikke har overvejet, hvorfor inddragelsen af medarbejderne i beslutningsprocessen kan være fornuftigt.

En investering der smitter af

For at lykkes med en medarbejderrejse, er man derfor nødt til at lære medarbejdergruppen godt at kende, mener Lars Schou, der anbefaler, at man tænker sig godt og grundigt om i planlægsningsfasen og inddrager medarbejderne på den ene eller den anden måde.

-– Det er vigtigt, at medarbejderne ikke føler sig presset til noget - for eksempel at skulle i spa med kollegaerne. Man skal virkelig være opmærksom på folks grænser, og de kan ligge steder, man ikke selv lige havde gættet på. Men formår man at give plads til alle, er en rejse en rigtig god investering, ikke kun fordi man brander virksomheden socialt, men også fordi medarbejderne får et stærkere sammenhold, og det smitter også af fagligt, forklarer Lars Schou.