18.11.2020
Fra kursuslokale til skærm: Online projektlederudvikling i Novo Nordisk
Spørgsmålet om, hvordan man designer og eksekverer et succesfuldt online lederudviklingsforløb, må siges at være relevant i verden anno 2020, efter at Corona-krisen har begrænset virksomheders muligheder for at samle medarbejdere fysisk. Hvad kan online-formen, som den traditionelle kursusform ikke kan? Hvilke krav stiller online-mediet til både facilitatorer og deltagere på et lederudviklingsforløb? Og er det muligt at skabe vedvarende læring og tillid blandt deltagerne, uden at de er fysisk i samme rum? De spørgsmål vil vi se nærmere på i denne artikel, som bygger på beretninger om lederudviklingsforløbet SALTO målrettet en gruppe projektledere i Novo Nordisks Research & Development division. Forløbet er udviklet af erhvervspsykologerne Lene Flensborg og Morten Jack fra Organisation.
Af Esther Jacobsen, stud.cand.psych. og studentermedhjælper i Organisation
Hvorfor et online lederudviklingsforløb?
Hos Novo Nordisk ønskede man i starten af 2020 at prøve kræfter med et udelukkende online lederudviklingsforløb for en række projektledere. ”Baggrunden for dette ønske var bl.a. at styrke kompetencer, samarbejde og kollegasparring blandt projektledere, der har base i forskellige lande”, fortæller Mia Kloth-Jørgensen, Competency Development Professional hos Novo Nordisk. ”Faktisk allerede inden covid-19 kom, var det en plan i Novo Nordisk at udarbejde et onlinekursus med ledelsestræning. Årsagen var en række organisationsændringer, som bl.a. indebar, at vi ønskede at styrke projektlederkompetencerne hos en række projektledere og hjælpe dem i deres nye roller og ansvarsområder. Det drejede sig bl.a. om Clinical Trial Data Managers (CTDM’er), der hovedsageligt sidder i Indien, hvorfor vi ønskede at designe et forløb, hvor de kunne deltage sammen med Trial Project Managers (TPM’er), som sidder i Danmark. Her virkede et online kursus som en god mulighed for at inkludere alle på lige fod,” uddyber Mia.
Korte sessioner med fokus på dialog
Til udviklingen og eksekveringen af lederudviklingsforløbet valgte man at samarbejde med Morten Jack og Lene Flensborg, erhvervspsykologer og partnere i konsulentfirmaet Organisation. Forløbet blev døbt SALTO, og kom til at bestå af 8 online live-sessioner, hver med en varighed af 2 timer. Disse online-sessioner bestod hovedsageligt af diskussioner i plenum, case-øvelser og refleksioner i mindre online grupperum med 3-4 deltagere. Mellem sessionerne fik deltagerne tilsendt en mail med forberedelsesmateriale, herunder en række videoer om sessionernes temaer, som var produceret af konsulenterne. Det samlede forløb strakte sig over 3 måneder, da der var ca. 2 ugers mellemrum mellem online-sessionerne. Hermed fik deltagerne tid til at sætte sig mål og træne forskellige kompetencer før og efter hver session. For at understøtte denne løbende læringsoverførsel fra online-session til arbejdshverdag, blev deltagerne delt ind i læringsgrupper, som skulle sparre med hinanden mellem sessionerne – også via små online-møder, som de selv kunne strukturere.
Fungerede overraskende godt
Pradeep Kumar, der er CTDM og bosiddende i Indien og Eva Spillum Jørgensen, der er TPM og bosiddende i Danmark, har begge fuldført SALTO-forløbet i foråret 2020. Eva og Pradeep var begge mere tilfredse med SALTO, end de havde forventet før forløbets start. ”Jeg havde været lidt spændt på online-formatet, men jeg synes det fungerede overraskende godt, og det var et rigtig, rigtig godt kursus”, siger Eva, og Pradeep stemmer i: ”Jeg var lidt nervøs for, om det ville blive muligt at skabe en god forbindelse mellem os deltagere, fordi SALTO var helt online, men jeg oplevede at det faktisk var meget nemt. Måden online-sessionerne blev faciliteret på, gjorde det nemt at komme i god kontakt og dialog med de øvrige deltagere, og møderne i vores små læringsgrupper mellem sessionerne bidrog også til at skabe en god connection.” Eva tilføjer yderligere: ”Det gode var, at alle var online. Jeg tror ikke, det havde fungeret, hvis nogen sad i samme lokale. Alle var ligesom fokuserede på dét, der skete på skærmen, frem for det der skete i det fysiske lokale, man sad i, hvilket man måske kunne være kommet til, hvis der sad flere fysisk i samme lokale. Det fungerede godt, at man kunne se alle, og at alle var på. Det var nemt at snakke med folk, selvom man var online, og ikke kendte alle så godt. Det fungerede også rigtig fint at have en del tid i mindre grupper i løbet af sessionerne. Det var godt, at der var en vekslen mellem at tale få mennesker sammen og være i plenum i løbet af en session.” Pradeep supplerer: ”Jeg synes, det var rigtig godt, at vi kunne bruge meget tid i grupper under sessionerne. Samtidig var det også meget givende for mig, at der en dag var en Vice President (VP) med på en session, hvor han fortalte om en række udfordringer og om hans karrierevej. Det var meget inspirerende for mig.”
Fleksibelt design
En af ideerne bag, at SALTO bestod af mange korte online-sessioner, var, at læringen hermed blev spredt ud over længere tid for deltagerne, fortæller Mia Kloth-Jørgensen: ”SALTO er modulbaseret, fordi vi gerne ville sikre, at der også kunne opstå noget refleksion og læring ind imellem de forskellige sessioner, så der var mulighed for at træne, reflektere og mødes med sin læringsgruppe, for at have den bedst mulige læringsrejse.” Denne kursusform beskrives som meget fordelagtig og effektiv af deltagerne. Pradeep fortæller: ”Det var en stor fordel, at sessionerne kun varede 2 timer, og at der var et godt stykke tid imellem dem. Personligt oplevede jeg, at jeg hermed fik mulighed for at kunne sætte nogle klare mål, og lægge planer for hvilke kompetencer, jeg gerne ville udvikle frem mod næste session. Dette var en meget effektiv måde at lære på. Samtidig var det også en fantastisk del af SALTO, at forberedelsen bestod af videoer, som man kunne se, når man bedst havde tid til at koncentrere sig. Det var meget fleksibelt, og gjorde det nemt at passe ind i en travl arbejdshverdag. Og ved at forberede sig på indholdet af online-sessionerne individuelt, inden de gik i gang, var der også mere tid til at have en god diskussion på selve sessionerne, frem for at bruge tid på lange præsentationer.” Eva tilføjer: ”Jeg synes, det var nogle rigtig sjove videoer, og det fungerede godt at forberede sig på denne måde. Det var godt og effektivt, at sessionerne kun varede to timer, og teknikken var i orden, hvilket også er vigtigt. Endeligt vil jeg sige, at en anden fordel ved, at forløbet strakte sig over lang tid, var, at det var muligt at give feedback på, hvordan det fungerede undervejs.” Dette ser man også som en stor fordel i Novo Nordisk, fortæller Mia Kloth- Jørgensen: ”Jeg kan godt lide det fleksible i det, fordi der bliver lidt mere mulighed for at tilpasse kurset løbende og dermed sikre, at vores projektledere får det ud af det, som de har brug for. Det er nemmere at foretage en løbende tilpasning her, end det er på et fysisk kursus, som måske foregår to dage i træk og dermed meget hurtigt er ovre.”
Læring tæt på praksis
Bag de mange elementer i SALTO, som deltagerne roser, ligger mange tanker og refleksioner hos skaberne af forløbet, Lene Flensborg og Morten Jack. Lene fortæller: ”Vi har været meget optagede af, at der skulle tænkes helt anderledes end i klassisk classroom learning. Onlinerammen giver både nye muligheder og begrænsninger, som gør at de læringsmetoder, man ville benytte i et fysisk klasseværelse, ikke bare kan overføres direkte til et online rum.” Morten supplerer: ”Vi havde en idé om at lave et forløb, hvor langt det meste af læringen ligger imellem de fælles online sessioner. Læringen foregår ude i praksis, og det, der er opgaven på de fælles sessioner, er at dele input og refleksioner blandt deltagerne i forhold til det næste skridt på læringsstigen, som de skal til at tage. Det bliver læring i flere og mindre iterationer, end man ville have, hvis man f.eks. tog på én lang kursusdag. Det har vist sig at være en god måde at strukturere forløbet på, hvilket også er den umiddelbare respons, vi har fået fra deltagerne.”
Et trygt og koncentreret rum
En vigtig årsag til, at læringen i et online lederudviklingsforløb skal foregå anderledes end i et fysisk kursuslokale, skal findes i nogle kognitive mekanismer hos mennesker. Lene fortæller: ”Menneskets evne til at koncentrere sig bliver dårligere foran en skærm, hvorfor vi vurderede, at to timer ville være en passende tidsramme for hver enkelt online session. Af samme grund, forsøgte vi også at skabe rigtig meget variation i de forskellige sessioner. Vi undgik f.eks. at lave lange oplæg, og var opmærksomme på at passager, hvor vi talte, max måtte vare 5-10 minutter.”
Lene fortsætter: ”På selve sessionerne havde vi i stedet et udpræget fokus på interaktion, hvilket bl.a. også handlede om at skabe et tillidsfuldt rum blandt deltagerne. Dette kan være sværere, når man ikke befinder sig i samme rum fysisk, hvorfor vi har prøvet at aktivere deltagerne kropsligt, ved f.eks. at vi alle lavede 5 minutters morgengymnastik sammen foran skærmen. Imidlertid har vi dog måttet konstatere, at SALTO-deltagerne har været meget åbne og har talt om det, der er udfordrende i lederrollen, specielt i gruppedialogerne. Det har været en overraskelse, at det tilsyneladende ikke har været sværere at skabe et tillidsfuldt rum online.”
Teknikken skal være i orden
Ifølge Morten handler det at skabe et tillidsfuldt rum også om noget så banalt som teknik: ”Man skal ikke undervurdere, hvor meget teknikken kan spænde ben for oplevelsen. Hvis det først glipper, er det svært at komme tilbage og få etableret et ordentligt rum med koncentration og tillid fra deltagerne. Derfor har vi lagt meget vægt på ikke kun selv at have styr på teknikken, men også at kommunikere til deltagerne, at dette element er rigtig vigtigt. Forud for forløbet lavede vi en code of conduct-video, hvor vi gennemgik alle de teknik-ting, som er vigtige at have styr på. F.eks. at ens lyd virker, at man sidder i en ordentlig position i forhold til kameraet, at man har ordentlig internetforbindelse, osv.” Lene fortsætter: ”Ja, når disse tekniske ting er på plads, så bliver det meget nemmere at skabe nærvær online. Men der er stadig en vigtig opgave for facilitatorerne af onlinesessionerne, i forhold til at skabe og holde engagementet og koncentrationen hos alle i løbet af en session. Det kan være nemt at zone ud, så man skal gøre det svært ikke at være aktiv. Vi har f.eks. erfaret, at det ikke fungerer godt at stille meget åbne spørgsmål ud i plenum, for så er der muligvis ingen, der svarer, eller også taler de samme oftest meget. Det er nemt at gemme sig. Derfor er vi begyndt at stille spørgsmål mere direkte til deltagerne på skift, samt at lave runder, hvor vi spørger hver deltager om noget.” Morten supplerer: ”Et andet vigtigt princip er, at alle skal kunne se hinanden på sessionen, ellers glipper nærværet. Vi har derfor valgt at begrænse holdstørrelserne til 8 deltagere, som er det antal, vi kan se samtidigt på skærmen.” Lene konkluderer: ”Vi mener, at det overordnet virkelig er lykkedes, at alle er med, når vi kører sessionerne med små hold og med de her principper om aktiv deltagelse. Folk er på igennem hele sessionen.”
Online-formatet øger effektiviteten
Ifølge Morten og Lene har online-formen vist sig at være en meget effektiv måde at gennemføre ledertræning på: ”Den største gevinst er, at man aldrig skal bevæge sig hen til et kursuslokale. Det her kan foregå dér, hvor man laver sit arbejde normalt, og det er meget mere fleksibelt og praktisk, samtidig med, at man med det samme antal kursustimer kan skabe et langt mere tidsudstrakt forløb med flere muligheder for læring undervejs,” siger Morten. Lene uddyber: ”Når teknikken kører, kan man lave sceneskift meget hurtigere, end man ville kunne i et fysisk ledelseskursus. Man kommer ikke til at rende rundt og skulle finde kaffe eller lede efter et lokale, men kan på et splitsekund være ude i et grupperum, og det samme, når man skal tilbage til plenum igen. Det har også været skønt at kunne have folk med globalt helt ubesværet. At vi kan lave træning for alle, uden at folk skal rejse i dagevis for at være med. Samtidig bliver det f.eks. også meget nemmere at hive f.eks. en vice president med ind en times tid, når det ikke kræver transport og en halv dag af hendes eller hans tid. Overordnet må jeg bare sige, at jeg er overrasket over hvor meget effektivitet og læringspotentiale, man kan skabe i et online lederudviklingsforløb.”
5 tips til online ledelsesudvikling#1: Benyt korte sessioner af 2-3 timers varighed #2: Brug on-the-job træningsopgaver til at sikre læring imellem sessionerne #3: Skab nærvær og tillid online – fx igennem øvelser, break-out sessioner og dialog #4: Begræns oplæg og énvejskommunikation. Brug i stedet korte videoer til at formidle fagligt stof #5: Få styr på teknikken. Lyd, billede, lys og anden teknik skal være i orden – ellers forstyrrer det indholdet |