23.09.2019
Moderne feedbackværktøjer bringer medarbejder og leder tættere sammen og skaber lærende og handlingsparate organisationer
Af Benedicte Zacho
De seneste år har der været et stigende fokus på feedback på arbejdspladsen, og hvordan man som leder kan inddrage feedbacken som en del af ens ledelsesstil – til gavn for både medarbejdere og ledere. En af dem som i Danmark går forrest i arbejdet med at udvikle og udbrede kendskabet til feedback og datainformeret ledelse er LEAD - enter next level, der siden 2013 har rådgivet, uddannet og udviklet ledere og organisationskonsulenter i private og offentlige organisationer. Vi har bedt Stephanie Semay Bäckström, partner og Andreas Fricke Møller, ledelseskonsulent om at gøre os klogere på feedback, og hvilken rolle den skal udfylde i en moderne organisation.
Hvad er den nyeste udvikling inden for feedback værktøjer?
”De feedbackværktøjer der på nuværende tidspunkt bliver udviklet og præsenteret, har som fællesnævner, at de ønsker at feedback skal ind i det daglige arbejde, hvor vi også ved, at 70% af al organisatorisk læring foregår (Lombardo & Eichinger, 1996). De søger væk fra at være store og ofte tunge årlige spørgeskemaer, der oftest udmunder i rapporter, som alt for sjældent fører til konkrete ændringer i organisationen. Disse værktøjer skal dertil være så handlingsparate som muligt, så lederen kan agere med det samme, og dermed sende et signal om at feedback tages seriøst af både leder og organisation.
Det bør også nævnes, at fokus i feedbacken i dag i højere grad handler om at skabe en lærende organisation, der har som mål at gøre op med den såkaldte ’nulfejlskultur’, og i stedet bruge fejl til at udforske muligheder for at lære og udvikle både medarbejder, leder og organisation”.
Hvordan kan emotionelt og kunstig intelligens anvendes i forbindelse med feedback?
”Feedback er ikke kun en mulighed for at udvikle medarbejder, men i lige så høj grad en mulighed for at udvikle leder. Man ved fra forskning, at ledere der jævnligt afholder feedback sessioner, forbedre deres egen effektivitet (Goldsmith & Underhill, 2001). Der kan dog være stor forskel på udbyttet af feedback sessioner, da mængden af samtaler er én ting, men kvaliteten af disse samtaler er en anden. Udviklingen af emotionel intelligens er nødvendig for at sikre kvaliteten, og her er der et stort uforløst potentiale hos danske ledere. En undersøgelse fra Krifa viser f.eks. at 53% af medarbejdere ikke mener, at deres MU-samtaler udvikler dem fagligt (Wilke, 2018). Et godt feedback værktøj kan derfor hjælpe leder med at udvikle emotionel intelligens ved at sørge for, at både MU-samtaler og generel feedback handler om dét, forskningen ved, gør en forskel i udviklingen og læringen hos medarbejderen.
Den kunstige intelligens kan være med til at forbedre selve værktøjet. Hvis vi tager værktøjet Beaconforce, som vi også vil præsentere og arbejde med på Træfpunkt HR, bruger værktøjet machine learning til at hjælpe med at præcisere den data, der bliver indsamlet. Et godt eksempel er, at man i stedet for at sende alle medarbejdere de samme standardiserede spørgsmål, som ofte er tilfældet ved et traditionelt spørgeskema, gør machine learning det muligt at stille det mest relevante spørgsmål til den enkelte medarbejder baseret på alle tidligere spørgsmål og svar. På denne måde ’lærer’ algoritmen medarbejderen af kende, og feedback om trivsel og medarbejderudvikling bliver pludselig til en skræddersyet oplevelse for den enkelte”.
Hvordan fungerer de teknologiske feedbackværktøjer konkret?
”Beaconforce gør op med den årlige trivsel og MU-samtale, og sætter fokus på at indsamle en lille smule data på hver medarbejder kontinuerligt i stedet for at samle en masse data 1-2 gange om året. På denne måde kan man skifte fokus fra et enkelt nedslag til tendenser over tid, hvilket siger meget mere om den enkelte organisations arbejdsmiljø. Konkret besvarer hver medarbejder 2 spørgsmål om dagen, som gennem algoritmer bliver omsat til et praktisk dashboard, hvor ledere kan følge hver enkelt medarbejders opfattelse af deres arbejdsmiljø på tværs af en række parametre, alle funderet i forskning inden for motivation, engagement og trivsel.
Baseret på opfattelsen hos den enkelte og ens team som helhed, modtager nærmeste leder konkrete anbefalinger med forslag til handlinger, der kan forbedre det enkelte arbejdsmiljø. Handlingerne er med til at styrke leders emotionelle intelligens og samtidig sørge for, at tiden mellem dataindsamling og handling bliver så kort som mulig”.
Hvilke udfordringer bør man være opmærksom på, når man arbejder med feedback?
”Udfordringen ved at arbejde med feedback på denne måde kan være, at man kommer meget tæt på den enkelte medarbejder. Da Beaconforce er designet til at være et dialogværktøj, giver det leder adgang til data om den enkeltes opfattelse af arbejdsmiljøet, som derfor ikke længere er gemt i et anonymiseret gennemsnit af mange medarbejdere. Derfor er det også vigtigt, at leder forstår at bruge enten Beaconforce, eller et hvilket som helst andet feedback værktøj, med respekt for medarbejderen. Ellers vil man hurtigt se, at der ikke længere besvares, eller at man ikke tør svare ærligt. Omvendt kan et sådant værktøj også bruges til at skabe direkte værdi for den enkelte, hvis det bruges med omtanke. Det er også vigtigt, at feedback værktøjer bliver introduceret korrekt for leder, da man med medarbejderdata i hånden kan ende i et ’nu ved jeg ud fra data, hvordan mine medarbejdere har det, så derfor behøver jeg ikke at gå i dialog med dem. Jeg ved jo allerede, hvordan de har det’-mindset. Konsekvensen af dette er som regel mistillid til ledelsen og en øget distance mellem ledelse og medarbejdere, hvilket jo er helt modsat den ønskede effekt”.
I hvilken retning ser I feedback-kulturen udvikle sig?
”Vi kommer til at se feedbackkulturen bevæge sig ind i en mere kontinuerlig praksis, og ikke kun som del af de større, årlige evalueringer. Her vil koncepter som mentorprogrammer og skygge coaching også spille en større rolle. Nye tendenser viser også, at effektive teams ikke handler om ’smart people’, men om ’smart contexts’ (Barab & Plucker, 2002), hvor direkte feedback ikke længere kun foregår mellem medarbejder og leder men også direkte mellem medarbejder”.
Masterclass i feedback på Træfpunkt HR 2019
Hvis du vil lære mere om feedback og datainformeret ledelse, afholder Stephanie Semay Bäckström en master class på Træfpunkt HR med titlen ”Benyt datainformeret ledelse til at opnå højere trivsel og performance gennem en stærk feedback-kultur”. Det foregår torsdag den 3. oktober kl. 13.15-14.15.
Med hjem fra masterclassen får du:
- Nye perspektiver på sammenhængen mellem feedback og øget performance.
- En flyer med konkrete feedback-værktøjer du kan implementere direkte i egen organisation
- En prøveperiode på et avanceret teknologisk værktøj Beaconforce til et team på max 10 personer, der måler medarbejderengagement og feedback praksis i realtid
- En gratis 1:1-sparring i at bruge Beaconforce efter Træfpunkt HR