13.05.2016
HR er bagud på den digitale front!
Af esignatur
Rådgiver og forfatter Jane McConnell er ekspert i at hjælpe organisationer succesfuldt igennem transformationen fra en gammeldags ”analog” arbejdsplads til en digital, og ved desuden hvilke værktøjer der er nødvendige for at implementere de mange fordele, der følger med digitalisering.
Hun har i over 9 år undersøgt organisationers digitale tranformation ved at studere mere end 300 organisationer på verdensplan. I hendes undersøgelse er hun kommet frem til følgende:
HR er den funktion i de fleste organisationer, der er mindst avanceret når man taler om digitalisering!
Dette kan skyldes, at man i HR ikke vil digitalisere processer, som har med mennesker at gøre, da det kan virke distancerende. Ofte oplever mange ikke digitalisering som distancerende, men nærmere som en hjælp til at gøre processer nemmere og hurtigere.
HR skal være digital frontløber
HR er kernen i mange organisationer både indadtil og udadtil. HR er den funktion i en organisation, som mange nye medarbejdere først stifter bekendtskab med, når de indleder et arbejdsforløb hos en organisation. På denne måde har HR stor indvirkning på både kulturen internt i organisationen, men også organisationens image f.eks. via employer branding.
HR’s rødder spreder sig langt ud i en organisation, fordi HR er i tæt kontakt med alle personer på de forskellige organisatoriske niveauer lige fra ledelse til kontor- og køkkenpersonale.
HR er en vigtig kerne i en organisations digitale transformation, fordi HR skaber organisationens kultur og identitet.
Digital er fremtiden og vil man vinde de rigtige medarbejdere, og for den sags skyld kunder, gælder det om at være en del af fremtiden. Digitalisering er blevet et afgørende konkurrenceparameter for danske organisationer og implementering af digitale processer er således afgørende for en organisations eksistens.
Transformationen af digitale arbejdsgange skal ikke ses som en trussel, men en mulighed, der på kort tid kan skabe værdi og fremtidssikre organisationen.
Læs her 3 digitale quick wins, der kan løse 3 HR-udfordringer på tværs af brancher:
3 udfordringer og 3 digitale quick wins
1. Udfordring: Fremtidens ’liquid workforce’ kræver øget overblik
Fremtidens organisationer skal være agile og projektorienterede. Dette betyder, at der i mange organisationer vil være fokus på ’liquid workforce’ og at det i større grad vil være freelancere, der udgør medarbejderstaben under C-suite level. Dette udløser automatisk mere arbejde for HR som funktion, grundet en øget udskiftning af medarbejdere.
Quick win: Få overblik med en digital signeringsløsning
Med stor udskiftning i medarbejderstaben følger administrativt arbejde. For ikke at glemme eller overse personer eller processer, er det essentielt at have overblik over f.eks. udsendte kontrakter, om de er underskrevet af alle parter og inden for deadline. Med en digital underskriftløsning kan HR nemt få overblik over personer, processer og dokumenter, der skal underskrives.
2. Udfordring: Indsamling af personfølsom data på medarbejdere
Flere organisationer skal bruge personlige informationer fra deres medarbejdere – i mange tilfælde så mange informationer, at et helt A4 ark kan udfyldes. Eksempler på denne form for data kan være CPR-nummer, bankoplysninger og ICE-kontakter, der alle går under betegnelsen ’personfølsom data’, der skal håndteres fortroligt.
Quick win: Gør indsamling af personlige informationer overskuelig og fortrolig
Det er muligt at få alle personlige informationer på medarbejdere, allerede mens de underskriver kontrakten digitalt. I stedet for at skrive deres personlige informationer i en usikker e-mail eller på et stykke papir, der nemt kan ende hos uvedkommende tredjepart, kan underskriveren indtaste specifikke informationer, som arbejdsgiveren selv har forudbestemt. Efterfølgende kan informationerne overføres sikkert til interne arkiver uden videre taste- eller arkiveringsarbejde.
3. Udfordring: Arkivering af personfølsom data i en kompleks digital verden
Ifølge EU-lov er det i fremtiden ikke tilladt at arkivere dokumenter med personfølsom data som f.eks. kontrakter, på cloud-baserede løsninger (DropBox og Microsoft OneDrive) medmindre datacentrene er placeret i Europa. Dette betyder, at det nu er HR-funktionens ansvar at arkivere dokumenterne med personfølsom data korrekt.
Quick win: Automatisk og sikker arkivering
Sørg først og fremmest for at I anvender en arkiveringsløsning, der lever op til EU's lov om persondata. Herefter er det fordelagtigt at implementere en automatisk løsning, der arkiverer dokumenterne sikkert, så de ikke opbevares i ulovlige mapper og på ulovlige servere.