15.12.2016

Danske kontoransatte spilder en dag om ugen på dokument-fnidder

Danske kontoransatte bruger 6,6 timer om ugen på tidsrøvende opgaver som fx at printe, lede efter dokumenter eller udfylde formularer. Og de spildte timer bliver ikke indhentet i weekenden. Faktisk er vi mindre tilbøjelig end andre europæere til at arbejde over eller arbejde i weekenden, når opgaverne trækker ud. Her vil danskerne hellere være sammen med familien, mens franskmændene vælger træningscenteret.  Det viser en ny undersøgelse fra Adobe. 

Dansker kontoansatte bruger knap en hel dag om ugen (6,6 timer) på dokument-fnidder som fx at vente ved printeren eller lede efter dokumenter i fællesmappen. Det viser en undersøgelse fra Adobe, der er gennemført i syv europæiske lande inkl. Danmark.

Den helt store synder inden for administrative opgaver er at printe og e-maile dokumenter. Her svarer 34 pct. af danskerne, at det at printe altid tager mindst 50 pct. længere tid end først planlagt, mens 31 pct. siger det samme om at e-maile dokumenter.

”Danskerne spilder meget tid på at arbejde med dokumenter. De føler sig pressede af at skulle e-maile og printe dokumenter. Samtidig ser vi, at det at lede efter dokumenter - både fysisk men også i virksomhedens netværk - stjæler folks tid og sænker deres produktivitet. I de mest grelle tilfælde har rod med dokumenter betydet tab af en kontrakt,” udtaler Klara Lundquist, nordisk marketingchef for Adobe Document Cloud.

I undersøgelsen svarer 38 pct. af danske kontoransatte, at de inden for det sidste år har arbejdet over, og 37 pct. har arbejdet i weekenden. I gennemsnit for alle adspurgte europæere er der 64 pct., der arbejder over, og 49 pct. der arbejder i weekenden.  

Digitaliseringen kræver mere struktureret arbejde

I et moderne arbejdsmiljø er det ikke nødvendigvis fysiske dokumenter, der belaster og roder på vores skriveborde. I stedet er det virtuelle dokumenter, der gemmer sig i vores indbakke, i gamle mapper og i skyen.  Ifølge Klara Lundquist handler udfordringen i dag ikke om at digitalisere vores arbejde, men om at strukturere de arbejdsgange, som digitaliseringen har muliggjort. 

“Det er ikke nok, at vi sender e-mails i stedet for breve. Det handler om at forbedre arbejdsprocesserne og fx sikre, at folk kan arbejde og færdiggøre projekter, uanset hvor de befinder sig henne. Et eksempel er, at tre ud af fire svarer, at elektroniske underskrifter kan hjælpe dem med at få underskrevet en kontrakt, også selvom de ikke sidder ved deres pc.” 

Ifølge undersøgelsen efterspørger danske kontoransatte apps som en mulig løsning på problemet. 

”I Danmark udpeger 31 pct. mobile apps som den vigtigste ting, der kan afhjælpe bøvlede arbejdsgange. Eftersom problemet med at håndtere dokumenter også finder sted digitalt, er udfordringen i dag at udvikle apps og workflows, hvor medarbejdere nemt kan gennemføre transaktioner uden at skulle sætte sig foran deres pc og udfylde en masse ting, de har udfyldt måneden forinden. Her kan autoudfyldelsesfunktioner og fokus på god UX være helt afgørende for at løfte medarbejderens produktivitet,” udtaler Klara Lundquist.

Vi vil bruge fritiden med familien

Adspurgt hvad danske kontoransatte hellere ville bruge den tid, de bruger på kontorarbejde på, så foretrækker 57 pct. at bruge tiden med deres partner efterfulgt af at bruge tiden med familien (47 pct.). I Storbritannien er det mest udbredte alternativ med 42 pct. at bruge tiden på et sideprojekt, mens franskmændene med 44 pct. foretrækker at tage til træning. 

Hent rapporten med undersøgelsens resultater her

Hent infografik med overblik over undersøgelsens resultater her

Om undersøgelsen

Adobes Document Drain-rapport er en europæisk undersøgelse foretaget blandt  7.000 kontoransatte. Respondenterne er alle fuldtidsbeskæftigede og benytter en pc til dagligt. Undersøgelsen er gennemført af Golin på vegne af Adobe i september og oktober 2016. Respondenterne er fordelt således: 2.000 fra Storbritannien, 1.000 fra Frankrig, 1.000 fra Tyskland, 1.000 fra Holland, 500 fra Finland, 500 fra Norge, 500 fra Danmark og 500 fra Sverige.

 

Kilde: Adobe