Martin Kildgaard Nielsen, CEO i Business Danmark
Vi holder bunkevis af møder, men produktiviteten halter
Af Nikolaj Henum
Mange lønmodtagere har været forvist til hjemmekontoret i denne tid, og det har alt andet lige fået virksomhederne til at skrue op for antallet af virtuelle møder – vi har gennem de seneste mange måneder været fritaget fra at skulle bevæge os fysisk hen til et møde, men har i stedet klikket ind på zoom, teams eller andre mødeplatforme. Tilgængeligheden har i høj grad påvirket frekvensen, mener lønmodtagerne.
Men bagsiden af medaljen er, at mere end hver femte direkte mener, at de ofte deltager i møder, der ikke skaber værdi for hverken kunder eller kollegaer, siger viser undersøgelse som YouGov har foretaget for Business Danmark
En tredjedel af møderne er spild af tid
I gennemsnit sidder lønmodtagere, der har et job, som er forbundet med mødeaktivitet i møde seks timer om ugen – svarende til 1/6 af arbejdsugen. Og ud af de seks timer er to af disse spild af tid, mener lønmodtagerne ifølge undersøgelsen.
”Jeg synes, det er foruroligende meget tid, der bruges på møder, som ikke skaber værdi, og noget som ledere og virksomheder i den grad bør prioritere at forbedre. De er hverken effektivt for virksomheden, motiverende for medarbejderne eller til glæde for kunderne,” påpeger Martin Kildgaard Nielsen CEO i Business Danmark.
”Der er ingen tvivl om, at der mange steder er skruet op for mødefrekvensen – særligt nu hvor vi ikke har skulle bevæge os ind i et fysisk møde, men blot skal klikke på et link i kalenderen. Men nemhed må aldrig være argumentet for at afvikle et møde, navnlig online hvor man skal gøre sig ekstra umage for at holde deltagerne engageret bag skærmen.”
Og han tilføjer samtidig vigtigheden af, at have en mødefacilitator, der er i stand til at styre mødet, og at der udsendes en agenda forud for mødet, der giver deltagerne mulighed for at forberede sig, er afgørende parametre for at undgå spildtid i forbindelse med møder.
Kriterier for at få succes
Og netop styring (52 procent) og en god, klar agenda (48 procent) er to parametre, som danskerne ser som de vigtigste forudsætninger for et vellykket møde. Dette skarpt forfulgt af, at mødet skal ende ud i en beslutning (39 procent) og at mødelederen engagerer deltagerne (39 procent).
Foretrækker fysiske møder
Af undersøgelsen fremgår det endvidere, at vi til trods for de stigende antal online møder, stadig foretrækker at mødes fysisk. Martin Kildgaard Nielsen synes, det er en interessant iagttagelse, men understreger, at når vi vender tilbage til normale tilstande, så er det optimale at høste erfaringerne fra begge verdener.
”Der en ingen tvivl om, at det optimale er at tage lidt fra begge verdener. Vi kan for eksempel spare en masse rejsetid og skåne klimaet med online møder, der ofte kræver et stramt mødeformat, og den gevinst er værd at tage med. Omvendt savner mange nok at mødes fysisk om nye udviklingstiltag, hvor der er fokus på samarbejde og gruppedynamik.”
”Når det er sagt, så er det alt andet lige de samme parametre der gør sig gældende for, man får succes med et møde – styring, agenda, deltagelse og en sluttelig konklusion – og disse faktorer vil altid være vigtig for et møde uanset om det er online eller fysisk,” siger han.
|
Guide: Sådan udfordrer du jeres mødekultur - 8 enkle trin
Problemer med for mange interne møder er et tema i mange organisationer. Faktisk peger flere på, at op imod halvdelen af alle interne møder kun er nødvendige, fordi kvaliteten af et tidligere møde var for ringe. Flere steder forsøger man at ændre mødekulturen ved hjælp af nye fælles principper. Ofte udebliver resultatet.
Læs mere og hent e-bogen Sådan udfordrer du jeres mødekultur - 8 enkle trin
Kun for medlemmer Er du ikke medlem, så kan du få adgang til e-bogen og en masse andet materiale og medlemsfordele, hvis du melder dig ind i DANSK HR. |