31.08.2021

Transformation af HR, teknologi og processer har gjort Nestlé fremtidsparat

Verden udvikler sig hastigt. Den forandrer sig hver dag, hver time, hvert et øjeblik, og med samme tempo øges digitaliseringen. I Nestlé blev de opmærksomme på, at hvis de ville følge med verden i samme fart, blev de også nødt til at udvikle sig selv, opgradere og skifte motoren ud med en, der kørte på et nyt og mere effektivt batteri. Anette Schiønning Smed, Nordic HR Operations Manager, Mikala Larsen, Head of HR Nordic, og Sanna Grön, Total Rewards Manager, fortæller, hvad de har gjort for at følge med tiden, og hvordan de gennem en større transformation har gjort organisationen fremtidsparat.

Af Signe Duedahl Nørgaard. Editorial Assistant, DANSK HR

I Nestlé er de blevet fremtidsparate

Til en workshop i 2015 var HR-partnere, ledere, managere og ansatte i Nestlé samlet for at diskutere HR’s rolle i organisationen. Hvilke udfordringer, forventninger og visioner stod organisationens HR-afdelinger overfor? Og hvordan skulle der handles på disse?

Disse var spørgsmål, der blev bragt på workshoppens dagsorden. I dag, seks år senere, har Nestlés HR-afdelinger gennemgået en forandring. De har rekonstrueret processer, standardiseret, simplificeret og endevendt deres digitale struktur på tværs af markeder og den globale klode. Det har givet deres ansatte en bedre service, mere effektive arbejdsprocesser og øget bidraget til virksomhedens succes.

”Helt basalt ville vi simplificere, standardisere og dele mere viden globalt, end vi tidligere havde gjort. Ved at gøre det kunne vi se, at vi ville blive mere effektive på tværs af Nestlé. Det ville ikke bare simplificere måden, vi arbejder på, men gøre alle aktiviteterne mere effektive,” siger Sanna Grön.

”Jeg er helt sikker på, at vi kan sige, at med denne transformation blev vi fremtidsparate. Vi har introduceret den nyeste teknologi, som vi havde, til HR, og hele vores læringsplatform er blevet nem at personalisere,” tilføjer Anette Schiønning Smed.

Ambitionen om at gøre HR mere strategisk

I Nestlé blev de opmærksomme på, at businessverdenen var under forandring. Lederskabet af teams var blevet mere komplekst, og i behovet for at forstå kompleksiteten, deres teams, lederskab og ansatte, fandt de også et behov for at frigive tid til deres HR-businesspartnere og dermed give dem mulighed for at arbejde mere strategisk og mindre administrativt, end det tidligere havde været tilfældet.

”Vi blev nødt til at tage nogle arbejdsgange fra dem og lette processerne, for dernæst at gøre det muligt for dem at engagere sig
 selv på et helt andet niveau,” siger Mikala Larsen.

Tidligere brugte deres HR-businesspartnere omkring 80 procent af tiden på store, tunge administrative processer og kun 20 procent af på strategi. Men efter den store transformation af organisationen, hvor de har standardiseret processerne, ser fordelingen nu anderledes ud i dag.

”Vi har måske ikke fuldendt forandringerne endnu, men vi har givet HR-businesspartnere mulighed for at bruge godt 30 procent, og for nogle måske op til 40 procent, af deres tid på den strategiske, langsigtede og betydningsfulde HR-support for virksomheden,” siger Mikala Larsen.

Udviklingen af above-market-teams

Nestlé er en stor international koncern; de er globale og rammer med deres tilstedeværelse i 187 lande, alle fire verdenshjørner. Derfor har de også HR-afdelinger placeret i alle verdens lande, afdelinger, der alle skal sørge for lederuddannelser, træningsprogrammer og rekrutteringer. Processer, der nu er blevet ensrettet og har fået et skub i den effektive retning.

”Vi brugte meget lang tid på rekrutteringer og træningsprogrammer. I hvert marked sad de hver især og kiggede på, hvilke træningsprogrammer de skulle bruge, i stedet for at dele informationen på tværs af markederne og sige, at denne træning har virket for os, vi synes I også skal gøre brug af den,” fortæller Sanna Grön.

”Og det var helt skørt, fordi det jo var det samme indhold, vi alle laver om og om igen,” tilføjer Mikala.

For at øge effektiviteten valgte de derfor at samle eksperter i det, de kalder above-market-teams, der skulle fokusere på aktiviteter og materiale, som hvert marked var nødt til at have, men som også var det samme for alle markeder – heriblandt lederuddannelser og træningsprogrammer.

”Vores above-market-teams udviklede de bedste træningsprogrammer og uddannelser, som alle markeder kunne tappe ind i, så alle markeder ikke behøvede at gøre det samme,” pointerer Mikala Larsen.

Den essentielle standardisering

En vigtig del af transformationen var et skifte fra SAP HR-system til SAP SuccessFactors, som er et cloud-baseret system.

”Når det kom til rapportering, brugte alle markeder SAP. Men måden, SAP var implementeret på, var en smule forskelligt fra marked til marked. For at effektivisere rapporteringen valgte vi at standardisere adgangen til informationerne og måden, de blev anvendt på,” siger Sanna Grön.

Hun uddyber, at de derfor udarbejdede et dashboard, der kunne vise hvert marked med opdaterede informationer på eksempelvis graden af diversitet, inklusionstal og turnover accessions plans.

”Disse dashboards giver os indsigt i vores organisation, som vi kan lave beslutninger ud fra – og det er meget hurtigere end før, hvilket også har betydet, at vi kan reagere meget hurtigere, hvis der er et problem,” forklarer Mikala Larsen.

Det store overblik og den transparente information handler om at gøre deres data tilgængelig på en let og forståelig måde, så det også kan bruges som redskab til at tage de vigtige og strategiske beslutninger. Derfor har udarbejdelserne af deres dashboards været essentielt for at kunne øge graden af det strategiske arbejde i HR.

”Fordi vi nu er cloud-baseret og har standardiseret vores systemer, sker forandringerne hele tiden. Før var det sådan, at vi satte os ned og så på, hvad vi skulle forbedre i systemerne, men nu sker det løbende med små, nye forbedringer. Det betyder også, at vores managere er blevet selvservicerende, fordi de nu har meget lettere adgang til information, som hele tiden er opdateret,” forklarer Sanna Grön.

Transparent data har skabt rum for mere vidensdeling

I Nestlé har de mere end 350.000 ansatte fordelt på hele kloden. Og udover at have standardiseret de programmer og den information, de bruger, er der i det nye system også blevet skabt et overblik over alle deres ledere og ansatte.

”Som medarbejder har man nu mulighed for at finde ud af, hvem der er CEO i Indien, hvilke managere vedkommende har under sig, og igen hvilke medarbejdere disse managere har. Den slags overblik havde vi slet ikke før. Vi havde det inden for markedet, men ikke mere end det. Og det betyder, at det nu er muligt at finde mennesker, der sidder i en lignende stilling, og ringe til dem og spørge om råd,” siger Mikala Larsen.

At Nestlés HR-afdelinger nu er udstyret med systemer af høj kvalitet, der kan give dem et let og tilgængeligt overblik over hele organisationen og dens data, har skabt rum for mere vidensdeling og ensretning. Hvordan de leder og rekrutterer, hvordan de forfremmer og sikrer diversitet, er siden deres transformation blevet mere ens på tværs af nationerne og markederne.

”Værdien i det her handler også om effektivitet og om at bruge tiden på det, der er vigtigt. At vores HR-afdeling nu er udstyret med systemer af høj kvalitet, betyder, at vores ledere og ansatte ikke skal bruge meget tid på at finde ud af, hvem de skal kontakte og ringe til,” forklarer Anette Schiønning Smed.

Et komplekst projekt, der har krævet ekstra ressourcer

Når Mikala Larsen, Anette Schiønning Smed og Sanna Grön ser tilbage på den transformation, deres organisation har været igennem, ser de tilbage på et komplekst forløb, der har krævet test, tid og tålmodighed, før de den 5. november 2019 kunne gå live med deres nye systemer og arbejdsprocesser i organisationen.

”Da projektet var på toppen, brugte vi halvdelen af tiden på at teste de nye systemer,” fortæller Sanna Grön.

Mikala understreger derfor også, at de har haft brug for ekstra ressourcer for overhovedet at kunne muliggøre deres transformation.

”Vi valgte den store pakke. Det har været et kæmpestort projekt, og det har været komplekst at styre hele teamet igennem. Det var jo ikke, fordi vi bare stoppede forretningen for at lave den her transformation. Vi gjorde det hele, mens forretningen stadig skulle holdes kørende, og hvor vi jo også var nødt til at levere HR på en daglig basis,” uddyber Mikala Larsen.

Selvom de gik live den 5. november 2019, var det først der, at de begyndte at bruge de nye systemer – og ifølge Mikala, var det her, den helt store forandring lå.

”En stor del af forandringen var, da vores managere skulle til at lave en masse af de opgaver og processer, som HR tidligere havde lavet for dem. Efter vi gik live, var der meget forandring i management, både hos HR og vores HR-businesspartnere, men også for topledelse, managere, ansatte osv. For når du først ændrer noget på people-siden, ændrer du det for alle,” fortæller Mikala Larsen.

 

Keynote på Træfpunkt HR 2021 Oplev Mikala Larsen på Træfpunkt HR 2021 onsdag d. 22. september kl. 09.30 - 10.15 på Store Scene med indlægget Nestlé​: Ligestilling handler ikke om køn