29.04.2020

Grib energien på jeres møder – også de virtuelle

Af Søs Rask Andresen & Nanna Paarup

Med Covid-19 kom en periode, hvor mange arbejdsgange og samarbejdsformer måtte omlægges, ændres og gentænkes. For mange blev det en stejl læringskurve, særligt for dem, der ikke allerede havde en mødekultur og erfaring med de mange virtuelle møder, som måtte erstatte de fysiske. Her ser vi nærmere på, hvordan de små aktiviteter – brain boosts – kan bruges på jeres møder; både de analoge og de digitale, som den gode lejlighed til at mærke og gribe energien.

En række virksomheder og organisationer har sat sig for at komme stærkere ud på den anden side af det, der startede som en sundhedskrise, men som nu også er blevet en økonomisk krise af de helt store. Måske betyder det starten på nye vigtige projekter, med nye arbejdsopgaver, produkter og anderledes arbejdsgange til følge. Teamet må mentalt rykke tættere samme, når der skal idégenereres, udvikles, besluttes og udføres. Det er om muligt endnu mere vigtigt at tænke sig godt og grundigt om.

 

Virtuelle eller fysiske møder? Fem stærke spørgsmål Hvad lærte vi af den seneste tids sprint om gode møder? Hvordan skal den læring bruges fremover? Hvornår giver det mening at mødes – Fysisk? Virtuelt? Hvordan skal balancen være mellem de forskellige typer af møder fremover? Hvordan griber vi energien på ALLE møder?

 

Uanset hvordan I mødes, så skal møderne give mening. Møderne skal bidrage til løsning af kerneopgaven. De skal sikre, at jeres samarbejde og fællesskab styrkes. Effekten skal ses på bundlinjen og opleves af deltagerne. Det sker kun, hvis møderne også tilrettelægges, ledes og faciliteres netop med det fokus for øje.

De virtuelle møder har nogle åbenlyse gevinster, fx at det er godt for miljøet, økonomien og tidsforbruget. Til gengæld kan det være sværere at fornemme hinanden, fordele taletiden og involvere alle, og det sker, at teknikken driller, så det tager fokus og tid. Uanset mødeform er der et vigtigt potentiale i at arbejde med mødernes kvalitet, og i hvordan I kan gribe energien, når I mødes, og før I forlader lokalet. Et godt møde er forberedt; der er tænkt over form, indhold og proces, og der er taget stilling til, hvordan alle deltagere involveres og engageres. En del af forberedelsen handler også om de små brain boosts, der kan bruges til at styrke fokus, give fornyet energi, styrke trivsel og samhørighed.

 

Hvilke erfaringer har I gjort på jeres møder den sidste tid? Aftal et møde, hvor I tager jer tiden til at evaluere og samle jeres erfaringer. Giv tænketid – tavs refleksion – enten undervejs i mødet eller som forberedelse, så alle kvalificerer deres input. Hvad har virket godt? Hvordan fandt I veje til at fordele taletiden? Til at kvalificere indholdet? Til at booste energien? Hvordan er det lykkes at holde fokus på mødets dagsorden? Hvad var jeres tilgang til at slippe eller stramme op i forberedelsen af jeres møder? Har I deltaget i møde på møde eller indlagt pauser til at samle op, forberede og restituere? Hvordan var rytmen? Tempoet? Resultaterne? Hvad er det vigtigste, I har lært, som skal huskes fremover?

 

Et brain boost er en kort aktivitet af et til fem minutters varighed, der enten kvalificerer deltagernes input, hæver eller sænker energien, fremkalder et godt grin eller bidrager til, at deltagerne lærer hinanden bedre at kende, så både teamet og trivslen styrkes.

Tjek ind, undervejs, tjek ud

I vores seneste bog Brain boost. Grib energien på mødet er en række eksempler på, hvordan I kan indlægge små aktiviteter enten ved opstart, undervejs eller ved afrunding af et møde. Det er små enkle øvelser med helt konkrete anvisninger til, hvordan rammen sættes og aktiviteten faciliteres.

Ved mødets start – tjek ind – er det at komme til stede, og komme godt fra start, centralt for mødets kvalitet. En kort runde hvor alle deler en stjernestund, måske et par minutters stilhed eller en konkret rammesat refleksion med fokus på, hvad der er vigtigt at tage med fra mødet.

Undervejs i mødet kan et brain boost bidrage til deltagernes tilstandsændring. Nogle gange er der brug for at strække sig, grine over en sjov eller svær øvelse, tage en mental note. Det kan ske gennem bevægelse, musik, et stræk, en samarbejdsøvelse eller en refleksionsøvelse. Det at gøre noget andet end at hente kaffen, tjekke mobilen, åbne vinduet og strække ben fem minutter.

Ved mødets afslutning – tjek ud – giver det mening at evaluere mødet med fokus på det, der virkede og det, deltagerne lærte til brug fremover. Take away herunder er et eksempel på, hvordan et boost kan rammesættes.

 

BRAIN BOOST – TAKE AWAY (1) Inddel i mindre grupper af tre til fem deltagere. Stil jer i en lille cirkel. I har ordet på skift (gå med uret rundt). Facilitator starter. I kan sammen vælge det, der giver mest værdi at tale om eller facilitator kan vælge fokus. Tak hinanden for indsatsen. Indholdet kan fx være: Del én ting, der inspirerede. Del én ting, du blev mindet om. Del én ting, du konkret gør efter dette møde.

Kom godt fra start

Når I først beslutter jer for at introducere brain boosts, får I møder med mere energi og variation. Vejen til at holde et godt momentum skal findes. Det er ikke alle, der forestiller sig, at et boost kan yde værdi, før de oplever det. Husk, og mind om, at et boost er en investering i både trivsel og resultater. Teamet lærer hinanden bedre at kende samtidigt med, at fokus og energi fornyes. Det svarer til at slibe kniven eller hvæse øksen. Og hvem vil ikke gerne arbejde med et skarpt og stærkt værktøj, hvis noget skal skæres eller kløves.

Det er vigtigt og givtigt at værne om energien på møder – både den fysiske, den følelsesmæssige og den mentale. Brug de små boosts på alle møder den næste måned og se, hvad der sker. Vælg en person i hvert mødefora, der tager ansvaret for, at det sker. Som med alt andet kræver det en indsats at ændre rutiner og vaner. Indsatsen ved et brain boost er lille sammenlignet med effekten.

 

OM FORFATTERNE
Søs Rask Andresen & Nanna Paarup har bidraget til processer og forløb til udvikling af mødekultur og teamsamarbejde siden 2007. De har observeret, faciliteret, givet sparring og feedback på et utal af møder. Sammen har de også udgivet en række bøger til uddannelsessektoren, herunder Teamsamarbejde. Bedre møder og professionelle læringsfællesskaber.

 

 

På www.boosters.one kan du læse mere om deres arbejde som proceskonsulenter i virksomheder og organisationer. Med Brain boost. Grib energien på mødet bidrager de til mere energi på jeres møder, hvilket gør en positiv og mærkbar forskel i forhold til trivsel, samarbejde, oplevelsen af fællesskab og jeres resultater.

 

Referencer:

(1) Andresen, Søs Rask & Paarup, Nanna (2020). Brain boost – Grib energien på mødet. Content Publishing, s. 88