Sådan øger du medarbejdertilfredshed, gennem vagtplanlægning

Af Anders Juul, Senior Workforce Advisor, Quinyx

Medarbejdertilfredshed er afgørende for din forretning. Tilfredse medarbejdere er mere produktive, yder en bedre kundeservice, bidrager ofte til øget omsætning og bliver længere i deres job. Læs hvordan vagtplanlægning kan hjælpe jer.

Der kan gøres meget for at øge medarbejdertilfredsheden gennem en solid vagtplanlægning.

I gennemsnit bruger ledere 7 % af deres arbejdstid på at lave vagtplaner. Det skyldes de mange variabler der skal tages højde for. Arbejdsregler og overenskomster skal overholdes, bemandingen skal matches med travlheden i din forretning og der skal lyttes til medarbejdernes præferencer ift hvornår de foretrækker og kan arbejde. En god vagtplan skal balancere privatliv og arbejdsliv, så du undgår trætte og stressede medarbejdere.

Men hvad skal der til for at skabe en god vagtplan?

Her er 8 tips til at sikre, at dine vagtplaner lever op til dine medarbejderes ønsker, hvilket danner et godt grundlag for at øge medarbejdertilfredsheden.

1. VÆR FLEKSIBEL

Mange frontlinje- og servicemedarbejdere ønsker fleksibilitet på jobbet, og foretrækker fleksible arbejdstider, frem for en højere løn. Det kan du udnytte. Hvis dine medarbejdere ønsker at bytte vagt, eller få en fridag, vil medarbejderne trives bedre, når de har muligheden for denne fleksibilitet.

2. RESPEKTÉR MEDARBEJDERNES PRÆFERENCER

Det er essentielt at inddrage medarbejderne og lytte til deres tilgængelighed. Private forpligtelser kan gøre det svært at arbejde på bestemte tidspunkter.

Eksempelvis forældre, som skal hente børn, og som derfor ikke kan arbejde længere end til kl. 16.30, på en given dag.

Tag højde for medarbejdernes præferencer, så vil du tage et stort skridt mod at øge tilfredsheden, gennem deres vagtplaner.

3. PLANLÆG EFTER KOMPETENCER

Du skal naturligvis bemande dine vagter, med medarbejdere, der har de rette kompetencer, så de har de rette forudsætninger til at udføre et godt stykke arbejde. Det vil ikke kun øge kvaliteten af arbejdet, men reducerer også stress.

4. NØDVENDIGE PAUSER

Det er vigtigt at sikre, at medarbejderne får tilstrækkeligt med pauser i løbet af dagen. At give medarbejderne de nødvendige pauser er en rigtig god, men ofte undervurderet måde at øge arbejdsglæden på, og desuden er håndhævelse af pauser et centralt element i arbejdslovgivningen.

5. FAIR VAGTPLANLÆGNING

Venskaber mellem ledere og visse medarbejdere, kan føre til favoriseringer i vagtplanlægningen. Dette vil resultere i at andre medarbejdere føler sig oversete og bliver utilfredse.

Du skal naturligvis tilskynde venskaber på arbejdspladsen, for de fører til større medarbejdertilfredshed, kreativitet, bedre præstationer og samhørighed i teamet. Det skal bare ikke ske i forbindelse med vagtplanlægningen, som altid bør være fair.

6. UNDGÅ “CLOPENINGS”

“Clopening” er et udtryk, der er opfundet af medarbejdere i detailhandlen og hotel- og restaurationsbranchen. Det refererer til vagter, hvor man har en lukkevagt og derefter har morgenvagt næste morgen. Det kan føre til søvnmangel, stress og træthed.

Hvis man kun har få medarbejdere, der kan tage lukke- og åbne-vagter, er der større risiko for “clopenings”. Det er uproduktivt, at en enkelt medarbejder skal åbne og lukke forretningen. Også virksomheder, der har brug for nattevagter til fx genopfyldning, kan komme til at planlægge back-to-back-vagter. Sørg for, at alle får tilstrækkelig fri mellem vagterne! Desuden er der de lovmæssige aspekter i forhold til hviletider mellem hver vagt.

7. KONSISTENT PLANLÆGNING

Vagtplaner skal publiceres i god tid og så vidt muligt skal man undgå at ændre i den efterfølgende. Det skønnes, at 17 % af medarbejdere har skiftende vagtplaner. Når man ikke kender sin vagtplan, øger det ubalance mellem arbejde og privatliv, som fører til stress og lavere arbejdsglæde. Så giv dine medarbejderne vagtplanen i god tid. Det har en stor effekt for dem!

8. FORBERED DIG PÅ SPIDSBELASTNINGER

Spidsbelastninger øger dine medarbejderes stressniveau, fordi man i perioder skal løbe meget stærkt for at nå et serviceniveau og andre perioder ikke har noget at lave. Det er svært at finde balancen, men hvis du planlægger efter skiftende bemandingsbehov, er du sikker på, at dine medarbejdere hverken stresser rundt eller bliver uproduktive.

OPTIMER MEDARBEJDERTILFREDSHEDEN MED KUNSTIG INTELLIGENS

Det var 8 tips til at øge medarbejdertilfredsheden vha. vagtplanlægning. Det lyder nemt, men det kan være udfordrende at tage højde for alle elementer - især hvis du har mange medarbejdere. Den nyeste teknologi inden for bemandingsoptimering kan hjælpe. Optimering af bemandingen kan hjælpe dig med at tilpasse vagtplanerne til medarbejdernes præferencer uden at øge omkostningerne eller gå på kompromis med serviceniveau og arbejdsregler. Mere specifikt vil teknologi til automatisk vagtplanlægning hjælpe med automatisk at generere vagter, der er i overensstemmelse med jeres regler og behov. Derefter tildeles vagter til medarbejdere, baseret på deres kontrakter, roller, færdigheder og personlige præferencer. Med kunstig intelligens er du sikker på at lave vagtplaner, der både gør dine medarbejdere gladere og gør den administrative byrde, betydeligt mindre kompliceret.

Ønsker du at vide mere om, hvordan du kan optimere medarbejdertilfredsheden gennem vagtplanlægning? Så kontakt os her.

Quinyx er førende inden for AI-drevet workforce management, der gør komplekse opgaver som vagtplanlægning, tidsregistrering, kommunikation og opgavestyring simpel. Quinyx hjælper virksomheder over hele verden med at reducere personaleomkostningerne, overholde arbejdsregler og øge effektiviteten, samtidig med at bundlinjen, medarbejderengagementet og fastholdelsen forbedres. Quinyx har mere end 1 mio brugere på platformen og er leverandør til kunder som Espresso House, BurgerKing, Royal Arena, Scandlines, Rituals og Flying Tiger.