Mødekultur trin 6.jpg

Artikelserie: Mødekultur analyse (trin 6)

I denne serie tager vi jer over fire måneder igennem de otte trin, der skal gennemføres (af HR) for at skabe en grundlæggende sund mødekultur.

Konklusion 2: Etabler eller opdater årshjul - en genvej til god strategisk ledelse i møderne

Det er næsten for banalt til at skrive om, men den helt store forskel på de grupper, der brandslukker og dem, der er på forkant, er, om de har et årshjul for deres aktiviteter. Et årshjul er en plan over gruppens tilbagevendende aktiviteter hen over et år. Det skaber gennemsigtighed og sikrer, at emnerne behandles forudsigeligt og rettidigt - f.eks. på ledermøder sådan at medarbejderudviklingssamtaler er på dagsorden i god tid før de sættes i gang og strategi drøftes før budget. 

Et årshjul bliver til over tid

Det meste litteratur om årshjul beskriver, hvordan visionen brydes ned i strategi, som brydes ned i handlinger. Men virkeligheden er bare alt for ofte en helt anden. Oftest kommer der aktiviteter ind i et årshjul, fordi gruppen pludselig står med et problem. Et problem, som ikke ville være opstået, hvis man havde været på forkant. Så man løser problemet og sætter sig derefter for at undgå det for fremtiden. Det sker ved at notere, at man skal tage fat i dette rettidigt en anden gang. Det fører enten til faste punkter på møde-dagsorden eller til årshjul. Forskellen på fast punkt hhv. årshjul er, om det har at gøre med det operationelle eller det taktiske/strategiske.

Hvis man allerede har et årshjul, er det let at sætte det nye punkt ind og gruppen ovenfor er derfor et eksempel på en gruppe, der har sine redskaber i orden, og dermed kan reagere optimalt på problemer, der opstår.

Et godt årshjul er dermed udviklet over lang tid af en gruppe, der er lærende og reflekterende. Det er en vigtig pointe, at en mødegruppe i en virksomhed er anderledes end f.eks. en gruppe nedsat for et enkelt projekt. En mødegruppe i en virksomhed har som regel overtaget noget fra andre, som skal bevares, og de skal skabe noget, som andre skal kunne drive videre. Et årshjul for gruppen er med til at sikre, at vigtige læring ikke forsvinder, som der sker udskiftning i personkredsen i gruppe.

Som nyt medlem af en gruppe er det god stil at efterspørge årshjulet. Gruppen vil nemlig forandre sig med nye medlemmer over tid. Men uanset hvem, der sidder i gruppen, har den et fælles ansvar, som rækker ud over det operationelle. Det understøtter gruppen bedst med en mødestruktur, som man kan regne med.

Det første årshjul

Hvis man ikke allerede har et årshjul, skaber man det ved at opliste alle de aktiviteter, der går igen hen over et år. Herefter sætter man det op i et hjul med årets 52 uger eller 12 måneder markeret. Dette giver et visuelt billede af, hvornår der er mange aktiviteter, og hvornår der er luft. Med dette kan gruppen udfordre, om den tidmæssig placering af en aktivitet er optimal, eller om det kan udjævnes bedre. Man kan også se, hvornår der er plads til f.eks. at lave udviklingsaktiviteter for gruppen.

En mødedagsorden med et punkt, der er hentet fra årshjulet, vil automatisk blive et møde af taktisk eller måske endda strategisk karakter. Jo mere man har af dette som gruppe, jo bedre bliver man til at køre driften i hverdagen sammen. Det er sundt og med til at skabe en handlekraftig gruppe, at ”tage det lange lys på” og arbejde med emner, der ikke handler om daglig drift men om organisationens udvikling.    

Her er et par eksempler på aktiviteter i årshjul:

En bestyrelse for en privat virksomhed:

    • December: Budget og incitamentsordninger,
    • Marts: Årsregnskab og generalforsamling,
    • Juni: Ledelses- og organisationsforhold, herunder evaluering og succession. Opdatering af forretningsorden og direktionsinstruks,
    • September: Målsætning, strategi og forretningsplan,
    • Oktober: Risikovurdering, forsikringsforhold, forretningsprocedurer og interne kontroller.

En ledergruppe i en mellemstor virksomhed

  • Januar: Opdatering af ledelsesgrundlag,
  • Februar: Forretningsanalyse baseret på regnskab,
  • Marts: Medarbejderudviklingssamtaler,
  • April: Kreditoranalyse og leverandørevaluering,
  • Maj:
  • Juni:
  • August: Prissætning for nuværende produkter,
  • September: Evaluering af strategi,
  • Oktober: Budgetproces for kommende regnskabsår,
  • November:
  • December: Forretningsudvikling og revision af årshjul,

Det er relevant for alle grupper, der har tilbagevendende møder, at arbejde med det lange lys. Marketingsafdelingen, Produktionsplanlæggerne, økonomifunktionen etc. vil alle kunne løfte kvaliteten af deres samarbejde, ved at etablere, løbende justerer og mindst en gang om året evaluere et årshjul.

Redskab til trin 6

Se også:

Få fat i roden af problemet med for mange og for uproduktive møder. De otte trin der skal gennemføres (af HR) for at skabe en grundlæggende sund mødekultur:

  1. Analyse 1: studer ad hoc møder
  2. Analyse 2: undersøg individers mandat
  3. Analyse 3: vurder frekvens af de faste møder
  4. Analyse 4: vurder den tidsmæssige placering af de faste møder
  5. Konklusion 1: faste punkter
  6. Konklusion 2: etabler eller opdater årshjul
  7. Konklusion 3: juster organisationsdesign og ledelsesrapportering
  8. Konklusion 4: formuler mødeprincipper (uge 8)

Plan B

I nogen organisationer kan det være vanskeligt at få opbakning til at gennemføre en analyse, der kan påvirke både organisationsdesign og ledelsesrapportering. Derfor er her en quick-analyse, som kan anvendes til at pege på nogle hurtige, men effektive, forbedringer i virksomhedens mødekultur.

Redskab Quick-analyse

 

For mange interne møder, der ikke fører til noget, er et problem i mange virksomheder. Og selvom omkostningen er skjult på lønkontoen er det med stor sandsynlighed virksomhedens største økonomiske belastning. Flere steder prøver man at løse dette gennem mødeprincipper, kurser og dialog. Effekten er sjældent stor og næsten aldrig holdbar.

Når det så ofte fejler at forsøge at ændre mødekultur, skyldes det det videnskabelig faktum, at der skal ændres på strukturen for at påvirke kulturen. Gevinsten er meget mere tid i den samlede organisation. Tid, der kan anvendes til kunderne og medarbejderne.

I denne serie tager vi jer over fire måneder igennem de otte trin, der skal gennemføres (af HR) for at skabe en grundlæggende sund mødekultur.

Wenche Strømsnes er stifter og leder af BetterMeetings, der udbyder et digitalt mødesystem til topledergrupper. Hun er tidligere adm. direktør for ledelseshuset CfL og har beskæftiget sig med strategi, økonomi og ledelse i snart 25 år.