Moedekulturanalyse trin 4.jpg

Artikelserie: Mødekultur analyse (trin 4)

I denne serie tager vi jer over fire måneder igennem de otte trin, der skal gennemføres (af HR) for at skabe en grundlæggende sund mødekultur.

Analyse 4: Faste møder på faste tidspunkter skaber arbejdsro

Der er flere fordele end ulemper ved faste møder. Men hvad med hastesagerne?

Man skal aldrig holde møder bare for at mødes. Det er en af de helt rigtige pointer, som kritikere af faste møder har. Der er risiko for, at faste møde medfører, at man ikke er skeptisk overfor, om mødet er nødvendigt og blot holder det, fordi man plejer.

Men faste møder har mange flere fordele end ulemper. Faste møder giver nemlig arbejdsro. Når alle ved, at noget behandles på et bestemt tidspunkt, er der ingen grund til at spilde tid med det på andre tidspunkter. Hvis der f.eks. er fast tilbagevendende møder til at koordinere og optimere virksomhedens ressourcer, er der ingen grund til at holde ad hoc møder om det. Man kan lade drøftelsen vente, til mødet kommer, og det vil næsten altid vise sig, at dette ikke forsinker noget som helst.

Men det er svært. De fleste af os føler os effektive ved at handle, og derfor er der mere energi i her-og-nu- afklaringer end i en gennemarbejdet mødedagsorden. Men det er ikke god resultatskabende energi på lang sigt. Tværtimod er det en energi, som skaber en falsk følelse af nødvendighed (Kotter, 2008) og i værste fald kan fremkalde stress og mistrivsel.

Faste møder – i en god gennemtænkt struktur – er en afgørende vigtig faktor i dette. Man vinder tid ved at sætte farten ned, planlægge og være tydelig. For to uger siden blev det beskrevet i denne serie, hvordan mødeformer supplerer hinanden, og at det giver mening at adskille operationelle, taktiske og strategiske emner. Det fremgik her, hvor mange gange om måneden forskellige mødeformer bør forekomme. Denne artikel handler om, hvornår på måneden møder placeres.

Det korte svar er, at møder placeres efter, hvornår det relevante data er tilgængelig. Det kan være regnskabsrapportering, webtrafikanalyser, sygefraværsstatstikker, kundeevalueringsrapporter etc.

Det burde være en ”no-brainer”, men af uransagelige årsager er det slet ikke unormalt, at tilbagevendende møder placeres sådan, at data må eftersendes lige op til mødet, eller der må afholdes opfølgningsmøde for at sikre, at de seneste data er med. Det forekommer ofte, at der lige er supplerende data sendt pr mail samme morgen eller udleveret på mødet. Forskning viser, at grupper med denne vane har dobbelt så lange møder som andre (Volkema & Niedermann, 1996).

En forklaring kan være, at der sjældent er placeret et klart ansvar for virksomhedens samlede møder. I langt de fleste virksomheder er møder noget, der etableres efter behov og fastholdes efter vane. Dermed er der heller ikke et centralt overblik. Man kan roligt regne med, at mindst 15 % af virksomhedens samlede lønsum anvendes i møder, så der vil være mange penge at hente på at centralisere dette eller gennemføre en analyse med jævne mellemrum.  

Når en leder ser hen over sit arbejdsliv med faste tilbagevendende møder, bør der således være et forudsigeligt mønster i mødeaktivitet. Pointen er her som sagt at skabe arbejdsro. Heri ligger også at gennemtænke den faste mødestruktur sådan, at der bliver helt mødefri dage – gerne helt mødefri uger. Også til toplederen der ellers typisk anvender 80 % af sin tid i møder.  

Det er nemlig helt forskellige mindsets, der skal til for at tage gode taktiske beslutninger. Det giver derfor god mening at have dage, hvor man er i ”møde-mode” og dage, hvor man i ”arbejds-mode.”

Hvis de er placeret hensigtsmæssigt, vil faste møder reducere behovet for ad hoc møder, reducere mængden af hastesager og skabe mulighed for helt mødefri dage og dermed meget bedre arbejdsvilkår.

Hastesager vil opstå. Det er uundgåeligt, og de skal håndteres med det samme. Det vil en god møderytme levne plads til. Men hvis der er for mange hastesager, er det tegn på dårlig ledelse. Der er selvbluff at tro, at alting haster. Hvis man virkelig går til det, vil man opdage, at langt de fleste hastesager opstår ved, at man ikke kom rettidigt i gang. På alt for mange arbejdspladser er hastværk blevet en vane. Justering i den faste mødestruktur er den mest effektive metode til at løse problemet.

Redskab til trin 4

Se også:

Få fat i roden af problemet med for mange og for uproduktive møder. De otte trin der skal gennemføres (af HR) for at skabe en grundlæggende sund mødekultur:

  1. Analyse 1: studer ad hoc møder
  2. Analyse 2: undersøg individers mandat
  3. Analyse 3: vurder frekvens af de faste møder
  4. Analyse 4: vurder den tidsmæssige placering af de faste møder
  5. Konklusion 1: faste punkter
  6. Konklusion 2: etabler eller opdater årshjul
  7. Konklusion 3: juster organisationsdesign og ledelsesrapportering
  8. Konklusion 4: formuler mødeprincipper (uge 8)

Plan B

I nogen organisationer kan det være vanskeligt at få opbakning til at gennemføre en analyse, der kan påvirke både organisationsdesign og ledelsesrapportering. Derfor er her en quick-analyse, som kan anvendes til at pege på nogle hurtige, men effektive, forbedringer i virksomhedens mødekultur.

Redskab Quick-analyse

 

For mange interne møder, der ikke fører til noget, er et problem i mange virksomheder. Og selvom omkostningen er skjult på lønkontoen er det med stor sandsynlighed virksomhedens største økonomiske belastning. Flere steder prøver man at løse dette gennem mødeprincipper, kurser og dialog. Effekten er sjældent stor og næsten aldrig holdbar.

Når det så ofte fejler at forsøge at ændre mødekultur, skyldes det det videnskabelig faktum, at der skal ændres på strukturen for at påvirke kulturen. Gevinsten er meget mere tid i den samlede organisation. Tid, der kan anvendes til kunderne og medarbejderne.

I denne serie tager vi jer over fire måneder igennem de otte trin, der skal gennemføres (af HR) for at skabe en grundlæggende sund mødekultur.

Wenche Strømsnes er stifter og leder af BetterMeetings, der udbyder et digitalt mødesystem til topledergrupper. Hun er tidligere adm. direktør for ledelseshuset CfL og har beskæftiget sig med strategi, økonomi og ledelse i snart 25 år.