07.03.2018
Træt af at være bagud?
Her er 5 effektive arbejdsvaner, der faktisk virker.
Af Line Ullmann, underviser og forfatter til bogen 10 effektive arbejdsvaner – sådan tackler du strømmen af opgaver, e-mails og afbrydelser.
Hvis du er som de fleste, har du mere end nok at lave på dit arbejde. Og sandsynligvis oplever du også, at afbrydelser, støj og andre forstyrrelser gør det svært at nå det, du gerne vil. Måske tager du også af og til dig selv i at lave en enkelt overspringshandling eller to. Der er med andre ord meget at nå og samtidig meget, der kan stikke en pind i produktivitetshjulet.
Men hvis du er som de fleste, så forsøger du også at have gode arbejdsvaner og der findes så mange forskellige råd og tips, at det i sig selv kan blive for meget. Men her er 5 bud på effektive arbejdsvaner, der rent faktisk vil gøre en forskel.
Arbejdsvane #1: Læg planer, der holder
Har du nogensinde haft en arbejdsdag, der var så hektisk, at du ikke fik udrettet noget som helst? Ja det passer selvfølgelig ikke, at du ikke nåede noget, men det føles måske sådan, fordi du ikke nåede det, du havde planlagt? Så kender du følelsen af at være bagud.
Den primære årsag til at planer ikke holder, er at vi er for optimistiske og at planerne ikke tager højde for at afbrydelser og uforudsete opgaver og aktiviteter også er en væsentlig del af arbejdslivet. Derfor skal du planlægge realistisk, dvs. så der er tid til netop det uforudsete.
Det uforudsete udgør sandsynligvis ca. halvdelen af dit tidsforbrug og ja, det er nok mere end du tror. Når du planlægger en arbejdsdag på 8 timer, kan du altså kun regne med at nå planlagte opgaver svarende til ca. 4 timer. Resten skal bruges på at løse hasteopgaver, besvare vigtige henvendelser, springe til, improvisere og være fleksibel. Planlægger du med luft til det uforudsete, vil du få flere dage, hvor du føler, du er med eller ligefrem foran, fremfor bagud. Og det er en god start.
Arbejdsvane #2: Skab overblik – hurtigt og nemt
Måske har du allerede en to-do-liste. Måske har du to? Måske har du flere steder til dine opgaver såsom indbakken, kalenderen, post it notes, tilfældige noter i tasken, en bunke med print på bordet, og et par ting, du skal huske på den indre to do liste i baghovedet. Det er svært at få overblik, når alt ligger spredt.
Forsøg i stedet at samle det hele ét sted. Skriv alt ned på en opgaveliste. Formålet med opgavelisten er at holde overblik i et enkelt system, så du aflaster din arbejdshukommelse og holder op med at bekymre dig om ting, du alligevel ikke kan/skal gøre noget ved lige nu. Husk at tilføje en deadline til hver opgave. På den måde kan du minde dig selv om, at du ikke behøver at gøre alt i dag, og du kan sikre, at du parkerer og samtidig husker opgaver, der først skal løses senere.
Væn dig til at skrive alt ned, så du hele tiden har et fuldt og sandfærdigt billede af, hvad du skal lave. Når du har alt samlet et sted, bliver det nemmere at prioritere og justere i din planlægning. Du får lettere ved at fokusere, fordi du ikke længere har tusind ting, du skal huske i hovedet. Og du kan arbejde klogere, fordi du kan samle opgaver, der naturligt løses i et flow. På den måde kommer du op i gear og bliver mere effektiv, når du skal udføre opgaverne.
Tip!
Se her, hvordan du overraskende nemt kan notere en opgave på din opgaveliste ved hjælp af din Smartphone og dermed slippe for nogensinde igen at glemme eller stresse over, om du nu husker noget. (Video: 1min og 2 sek.)
Arbejdsvane #3: Gør, gem eller glem det.
Hvis du får øje på en ny interessant mail i din indbakke, skal du så svare på den nu, hvor du er gået i gang med at skimme den? Velvidende, at tiden så går fra noget andet, du havde planlagt? Når en kollega stikker hovedet ind og beder om din hjælp, skal du så slippe, hvad du er i gang med og springe til, eller lige gøre dét, du var i gang med færdig først?
Strømmen af mails, informationer, opgaver og henvendelser kan hurtigt stjæle dit fokus. Gøre, Gemme, Glemme-metoden er en metode, som hjælper dig med at minimere den mentale støj, som informationsstrømmen skaber. Det er en enkel beslutningsproces, som hjælper dig med at sortere.
Grundreglen er, at når noget (en mail, en besked, en opgave, et spørgsmål osv) kommer op, så øver du dig i tage stilling til det straks. Enten er det noget, der skal gøres (opgave). Så kan du vælge at gøre det nu eller føje det til opgavelisten. Eller også skal det gemmes, hvilket gælder for information, der ikke kræver yderligere handling. Sidste mulighed er, at det skal glemmes, simpelthen fordi det ikke er aktuelt længere eller vigtigt nok. Pointen er: Det skal ikke blive i dit hoved.
Prøv at gennemgå dine ti nyeste mails ved hjælp af Gøre-, Gemme-, Glemmemetoden. Når du åbner den nye mail, skal du så gøre noget? Hvis ja, og det bare tager 2 minutter, så gør det med det samme. Hvis det tager mere end to minutter, så markerer du mailen som en opgave (Sæt et flag eller en stjerne) for at kunne vende tilbage til den senere. Hvis mailen ikke kræver handling, men er en information, du skal gemme, så gem. Er den ikke relevant at gemme, så glem den, dvs. slet.
Arbejdsvane #4: Knivskarp prioritering
Du ved det jo godt, men måske mangler du alligevel at indse det: ”Du kan ikke nå det hele! ”
Du bliver aldrig færdig. Der vil altid være mere. Du vil altid være bagefter med opgaver, e-mails og ting, du skal gøre. Der kommer ikke til at være en dag, hvor du sidder på dit kontor og tænker: ”Nu er der ikke mere.” Og heldigvis for det.
Men af denne grund er det at prioritere nøglen til at være effektiv. Det er ikke et mål i sig selv at nå alt og pr. autopilot svare på alle mails straks, eller servicere alle, der stiller sig op i kø ved skrivebordet. At være effektiv er ikke at nå alt. Det er at vælge den vigtigste opgave, gå i gang med den og gøre den færdig. Et ordsprog siger, at jagter du 2 kaniner, så fanger du ingen. Prioritering øger dit fokus.
Det lyder indlysende, men i praksis er det ofte noget andet, der sker. Måske starter du dagen med at kigge på den lange to do liste for derefter at starte med de hurtige og nemme i stedet for at tage fat på det vigtige.
Det er vigtigt hele tiden at træne evnen til at prioritere. Brug en simpel metode, når der er for travlt. Metoden hedder ABC.
A:
Sæt A ud for de vigtigste opgaver i dag. Vælg max 3. For mange vil 3 opgaver være alt rigeligt at skulle overskue på en dag, hvor møder og uforudsete hasteopgaver nok vil tage en del af tiden. Hvis du sætter A ud for 10 opgaver, har du reelt ikke prioriteret. Der vil være stor risiko for, at du mister fokus i løbet af dagen og at uforudsete ting og afbrydelser vil køre dig af sporet.
B:
Sæt B ud for de opgaver, som er vigtige, men som i værste fald kan vente til i morgen. Hvis du får mulighed for at løse nogle af B’erne allerede i dag, vil du opleve at være på forkant.
C:
Sæt C ud for de opgaver, som kunne være rare at nå, men som ikke er så vigtige i forhold til de resultater, du skal skabe. Lad ikke disse forstyrre dit fokus i løbet af dagen. Tag dig kun af dem, hvis du har tid nok og har afsluttet alle A’ere og B’ere.
Arbejdsvane # 5: Planlæg din tid
En udfordring mange ledere kender er, at møder og deadlines fylder kalenderen op, mens tiden til at være til stede for medarbejderne eller til at tænke nyt ikke er tilstrækkelig. Det skyldes, at møder og deadlines er kalenderstyrede, mens ”tænke nyt” eller ”være der for medarbejderne” er mere diffust og kan udskydes. Så på trods af, at det at lede medarbejderne er det vigtigste, kommer det i praksis til at fylde mindst.
Det er en ubalance, du kan rette op på ved proaktivt at sætte tid af i kalenderen til det vigtige. Væn dig derfor til at planlægge hver uge med øje for dine forskellige roller og ansvarsområder – også de mere diffuse.
Find et fast tidspunkt hver uge, hvor du sætter 15-30 minutter af til at se tilbage på ugen, der er gået og frem mod de næste 1-4 uger. Spørg dig selv: Hvilke roller og mål er vigtige i den kommende tid? Hvilke konkrete opgaver kan jeg definere, som hjælper mig med at udfylde de roller og nå de mål? De konkrete opgaver, du finder frem til, skriver du på din opgaveliste (fx: indkalde til 1-1 med alle medarbejdere i teamet), og samtidig finder du tiden i kalenderen. Nu vil der være større sandsynlighed for at du rent faktisk får brugt tiden på det vigtige og ikke lader dig aflede af mindre væsentlige aktiviteter.
Artiklen er baseret på bogen ”10 effektive arbejdsvaner”, der giver konkrete metoder og værktøjer til at takle strømmen af opgaver, e-mails og afbrydelser. Bogen rummer også arbejdsvanerne: Del opgaven op, Sæt fokus på fokus, Tag kontrol over indbakken, Sig af og til nej, Lad op.
| Bog: 10 effektive arbejdsvaner – sådan tackler du strømmen af opgaver, e-mails og afbrydelser. Har du et mylder af vigtige arbejdsopgaver? Skal du kommunikere med en kø af kolleger, kunder og andre kontakter på arbejdet? Må du drive planlagte projekter med den ene hånd, mens du samtidig tackler en strøm af afbrydelser og ad hoc-opgaver med den anden? Den evige strøm af information stiller store og nye krav til os. Mængden af information gør mange ting lettere, men samtidig gør de mange afbrydelser det svært at fokusere og få noget fra hånden – det kan være en trussel for din arbejdsglæde og motivation. 10 effektive arbejdsvaner er skrevet til dig, der har et job med mange opgaver og en hverdag med et højt tempo. Uanset om du er leder, medarbejder eller selvstændig, giver bogen dig en konkret tilgang til personlig effektivitet og planlægning. Du kan faktisk nå det hele – uden at arbejde mere. Forfatter: Line Ullmann Forlag: Frydenlund Udgivet: 26-01-2018 Sideantal: 205 ISBN-13: 9788771189742 Udgave: 1 |